Neue EU-Richtlinie zu Pflichtangaben in E-Mails

Diverse Gesetzesänderungen sowie eine entsprechende EU-Richtlinie bringen seit dem 1.1.2007 Klarheit darüber, welche Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen enthalten sein müssen.

Der nachfolgende, nicht rechtsverbindliche Beitrag soll Ihnen helfen, den Inhalt Ihrer E-Mail-Signaturen entsprechend zu gestalten und sich so vor etwaigen Abmahnungen zu schützen.

Als Geschäftsbrief ist sämtlicher externer Schriftverkehr zu betrachten, darunter fällt auch die Kommunikation auf elektronischem Wege. Bei der internen Kommunikation im eigenen Unternehmen sind Sie daher nicht verpflichtet, Geschäftsbriefe mit diesen Angaben zu versehen.

Die neuen Regelungen gelten zunächst nur für im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Eine Übersicht über die notwendigen Angaben auf Geschäftsbriefen finden Sie nachfolgend.

Nicht-Kaufmann
Die Pflichtangaben eines nicht im Handelregister eingetragenen Gewerbetreibenden wird in § 15b GewO geregelt. Ein Nicht-Kaufmann ist verpflichtet, in Geschäftsbriefen zumindestens seinen ausgeschriebenen Vornamen sowie seinen Familiennamen anzugeben.


Gesellschaft des Bürgerlichen Rechts (GbR)
So müssen in einer Gesellschaft des Bürgerlichen Rechts (GbR) auf allen Geschäftsbriefen die Gesellschafter mit Vornamen und Familiennamen genannt werden. Optional ist die Nennung einer typischen  Branchenbezeichnung (z.B. Blumenservice) oder auch eine Phantasiebezeichnung als Geschäftsname.


Einzelkaufmann
Ein im Handelsregisters eingetragener Einzelkaufmann muss laut § 37a HGB auf allen Geschäftsbriefen nachfolgende Pflichtangaben machen:

•  Die Firma, dabei ist der exakte Wortlaut des Handelsregistereintrages zu verwenden
• der Zusatz der Rechtsform wie “eingetragene Kauffrau”  bzw. “eingetragener Kaufmann”, gültig sind auch allgemein verständliche Abkürzungen wie e.Kfr. oder e.K.
• Benennung des Ortes der Handelsniederlassung
• Nennung des zuständigen Registergerichtes
• Nennung der Nummer, unter welcher die Firma im Handelsregister eingetragen ist
  

Offene Handelsgesellschaft (OHG) sowie Kommanditgesellschaft (KG)
Die Regelungen für Angaben in Geschäftsbriefen der OHG und KG sind in den §§ 125a, 177a HGB geregelt:

• Die Firma, dabei ist der exakte Wortlaut des Handelsregistereintrages zu verwenden
• der Zusatz der Rechtsform wie "Offene Handelsgesellschaft”  bzw. “Kommanditgesellschaft”, gültig sind auch allgemein verständliche Abkürzungen wie OHG oder KG
• Benennung des Sitzes der Gesellschaft;
• Nennung des zuständigen Registergerichtes
• Nennung der Nummer, unter welcher die Firma im Handelsregister eingetragen ist
  

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
§ 35a des GmbHG beschreibt die (Pflicht-)Angaben auf Geschäftsbriefen für die GmbH:

• Die Firma, dabei ist der exakte Wortlaut des Handelsregistereintrages zu verwenden
• der Zusatz der Rechtsform wie "GmbH”  bzw. “... Gesellschaft mbH“ 
• Benennung des Sitzes der Gesellschaft
• Nennung des zuständigen Registergerichtes
• Nennung der Nummer, unter welcher die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
• sämtliche Geschäftsführer mit Vornamen und Familiennamen
• bei Bildung eines Aufsichtsrates mit Vorsitzendem: Vorname und Familienname des Vorsitzenden des Aufsichtsrates
  

Bei Nennung des Gesellschaftskapitals ist es erforderlich das Stammkapital anzugeben. Weitere Anforderung: Wurden nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt muss auch der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden. Im Falle einer Liquidation der Gesellschaft müssen anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren genannt werden.


Gesellschaftformen GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. KG, AG & Co. OHG
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von Gesellschaften, bei denen eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft, jedoch keine natürliche Personen als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt sind, werden in den §§ 125a, 177a HGB und 34a GmbHG geregelt.

• Die Firma, dabei ist der exakte Wortlaut des Handelsregistereintrages zu verwenden
• der Zusatz der Rechtsform wie GmbH & Co. KG, GmbH & Co. oHG, AG & Co. KG, AG & Co. oHG
• Benennung des Sitzes der Gesellschaft
• Nennung des zuständigen Registergerichtes
• Nennung der Nummer, unter welcher die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
  

Darüber hinaus sind Angaben über die persönlich haftende Gesellschaft zu machen:

• der Zusatz der Rechtsform
• Benennung des Sitzes der Gesellschaft
• Nennung des zuständigen Registergerichtes
• Nennung der Nummer, unter welcher die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
• sämtliche Geschäftsführer mit Vornamen und Familiennamen
• bei Bildung eines Aufsichtsrates mit Vorsitzendem: Vorname und Familienname des Vorsitzenden des Aufsichtsrates

Aktiengesellschaft (AG)
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von Aktiengesellschaften sind in § 80 AktG definiert:

• Die Firma, dabei ist der exakte Wortlaut des Handelsregistereintrages zu verwenden
• der Zusatz der Rechtsform
• Benennung des Sitzes der Gesellschaft
• Nennung des zuständigen Registergerichtes
• Nennung der Nummer, unter welcher die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
• Nennung sämtlicher Vorstandsmitglieder mit Vornamen und Familiennamen (der Vorstandsvorsitzende ist entsprechend zu kennzeichnen)
• Nennung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit Vornamen und Familiennamen
  

Bei Nennung des Gesellschaftskapitals ist es erforderlich das Grundkapital anzugeben. Weitere Anforderung: bei ausstehenden Einlagen (unvollständige Einzahlung auf den Nennbetrag der Aktien bzw. auf den höheren Ausgabebetrag) muss der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen genannt werden. Im Falle einer Liquidation der Gesellschaft ist ein entsprechender Hinweis notwendig.

Wichtiger Hinweis: Der Inhalt dieses Beitrages hat rein informativen Charakter, hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit und entbehrt der Rechtssicherheit und dient auf gar keinen Fall der Rechtsberatung.